사업을 운영하면서 가장 중요한 것 중 하나는 증빙서류 관리입니다. 특히 적격증빙을 꼼꼼히 챙기는 것은 부가가치세 및 법인세 부담을 줄이는 기본적인 방법입니다. 만약 이를 소홀히 하면 2%의 가산세(증빙불비 가산세) 를 부담해야 할 수도 있습니다. 이번 글에서는 적격증빙의 종류와 보관 방법에 대해 알아보겠습니다.
1. 적격증빙이란?
적격증빙이란 세금 신고 시 비용으로 인정받을 수 있는 정식 증빙서류를 말합니다. 사업자는 반드시 적격증빙을 수취하여 비용 처리를 해야 세금 혜택을 받을 수 있습니다.
적격증빙의 대표적인 4가지 유형
- 세금계산서
- 일반과세자가 물건이나 서비스를 제공한 후 발행하는 증빙서류
- 사업자가 세금계산서를 받으면 공급가액의 10%를 공제 가능 (부가세 매입공제)
- 간이사업자나 면세사업자는 세금계산서를 발급할 수 없음
- 계산서
- 부가세 납부의무가 없는 면세사업자가 발행하는 증빙서류
- 교육, 출판, 농수산물 등 면세 업종에서 사용된다고 하나.. 아직 받아본 적은 없습니다.
- 신용카드 매출전표
- 신용카드 결제 시 받는 영수증
- 접대비 카드 결제 시에는 법인 명의의 신용카드만 적격증빙 인정한다고 합니다.
- 면세사업자나 간이과세자로부터 받은 경우 매입세액 공제 불가 (당연히~)
- 현금영수증
- 현금 결제 시 발급받는 증빙
- 사업자는 반드시 지출증빙용 현금영수증을 받아야 매입세액 공제 가능
- 신용카드와 동일하게 면세사업자나 간이과세자로부터 받은 경우 매입세액 공제 불가
추가적으로, 직불카드 매출전표, 기명식 선불카드 매출전표도 적격증빙으로 인정된다고 하나, 사용해본적은 없습니다.
2. 적격증빙이 아닌 기타 증빙 서류
일부 서류는 비용 처리가 가능하지만, 부가세 매입세액 공제는 받을 수 없습니다.
- 간이영수증
- 3만 원 이하의 금액에 한해 비용 처리 가능
- 3만 원 초과 시 2%의 가산세(증빙불비 가산세) 부과
- 지로영수증과 청구서
- ‘세금계산서 대용’ 문구가 있는 경우 적격증빙으로 인정하나 카드로 내세요~
- 전화비, 전기료, 수도료, 인터넷 이용료 등이 포함된다고 합니다. 그냥 카드로 내세요.
- 청첩장, 부고장
- 경조사비 현금 지출 시 접대비 비용처리를 증빙하는 서류
- 건당 20만 원까지 인정되며, 초과 시 전체 금액이 인정되지 않으니 유의하세요.
3. 적격증빙 보관기간
비용으로 처리한 증빙은 발생일로부터 5년간 보관해야 합니다. 단, 전자세금계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등 전자적으로 조회 가능한 자료는 종이 보관 의무가 없으니, 법인카드 사용하시면 굳이 매출전표를 가지고 있지 않아도 됩니다.
따라서, 종이 세금계산서, 종이 계산서, 간이영수증 등 전자 조회가 불가능한 증빙서류만 5년 동안 보관하면 됩니다.
마무리
적격증빙을 제대로 챙기면 세금 부담을 줄이고, 가산세를 피할 수 있으며, 원활한 비용 정산이 가능합니다. 사업을 운영하면서 증빙서류 관리에 조금만 신경 쓰면 절세 효과를 극대화할 수 있습니다.
저의 1인 법인 운영한 결론은 다음과 같습니다.
현금 : 자동이체 후 세금계산서 명확히 수취가능한 곳, 공공기관의 세무나 4대보험 처리
법인카드 : 그외 나머지 곳.