법인을 운영하다보면 비용처리를 해야하는데, 그중 하나가 임직원의 출장 비용을 문제 없이 처리하는 법을 제가 찾아보고 고민한 것을 정리해봅니다.
기본적으로 출장에 포함되는 비용(여비교통비)은 숙박비, 교통비, 식대, 일비, 주차비 등의 지출을 말합니다.
업무 연관성
일단 가장 중요한 것은 비용 처리를 하기 위해서는 기본적으로 업무와의 연관성 여부입니다. 업무와 관련없이 출장을 가고 사적으로 회사의 자산을 사용하는 것은 비용처리가 불가능합니다. 따라서 1인법인의 대표라도 출장을 가게 될 경우 업무와의 연관성을 미리 잘 정리해두어야 합니다.
지급 규정
출장비를 법인의 여비교통비 항목으로 처리하거나, 근로자의 비과세 근로소득으로 처리하는 경우 모두 증빙이 불가능한 항목들이 있을 수 있으므로, 사회통념상 적정범위의 금액에 대해서는 지출증빙이 불가능하더라도 손금으로 처리 가능할 수 있도록 출장 여비에 관한 지급 규정을 미리 만들어 놓아야 합니다. 다만, 지출증빙이 불가능한 경우 되도록 비용처리를 안하는게 안전하겠습니다. (지출증빙불비가산세가 나올 수 있습니다.)
예를 들면, 국내 출장의 경우 전철이나 시내버스, 택시 요금등은 현실적으로 영수증 수취가 어려우므로 사회통념상 인정되는 금액대를 규정으로 만들고 지급하면 가능합니다.
증빙
3만원 이상의 건에 대해서는 적격증빙을 반드시 받아야하고 (신용카드전표나 세금계산서), 그 이하의 금액이고 실비로 정산한다 하더라도 적격증빙은 필수라고 생각하시면 됩니다, 단, 현실적으로 증빙을 수취하기 어려운 경우(시내버스요금, 택시요금 등)에는 품의서나 출장여비신청(정산)서 등을 지출증빙으로 사용할 수 있으나, 사회통념상 적정 범위내의 금액인 경우에 한하여 손금산입할 수 있습니다.
해외 출장
해외 출장의 경우, 항공료나 숙박비, 교통비 등 적격증빙 수취가 거의 불가능하므로, 적격증빙이 없더라도 항공료 영수증, 숙박비 영수증, 교통비 영수증등 현지 영수증 및 플랫폼 영수증을 갖춘다면 비용으로 인정받을 수 있다고 하니 증빙 자료는 꼭 갖추도록 해야합니다.
또한, 해외 출장을 갈때는 환율 부분도 출장기간중 기준환율을 적용하면 안전할것 같네요.
시내 출장 주의사항
자가운전보조금을 비과세 근로소득(월 20만원한도)으로 받고 있는 경우, 시내 출장시 교통비처리를 할 수 없습니다. 교통비 처리를 하려면 자가운전보조금이 과세근로소득으로 처리해야합니다. 식대도 마찬가지로 식대보조금을 비과세 근로소득(월 20만원한도)으로 받고 있는 경우 여비교통비로 처리할 수 없습니다.
현실적인 적용
현재까지 여러글을 읽고 현실적으로 문제없이 하려면..
시내 출장의 경우 식대보조금과 자가운전보조금을 받는 경우는 그냥 자비로 처리하는게 좋겠습니다.
시외 출장의 경우, 숙박비, 교통비, 식대는 모두 법인카드로 처리하고 사후 실비 정산(여비교통비처리)하는게 좋겠습니다. 다만, 영수증 처리할 수 없는 일비가 있는 경우 이는 비과세근로소득으로 처리하되 사회통념상 실비변상적인 적정금액으로 지급되어야하고, 출장 관련 규정내에 이에 대한 내용이 있어야 할 것입니다.
해외 출장의 경우, 항공료나 기차, 숙박비 등 영수증이 수취가 가능하고 미리 예약해야하는 것들은 법인카드를 이용하여 처리하고, 사후 실비 정산(여비교통비처리) 합니다. 나머지 식대,현지교통비,잡비, 팁과 같은 영수증 처리가 불가능한 경우가 많으므로 이는 출장 규정내에 식대 및 일비 지급규정을 마련하고, 실비변상적인 적정금액으로 비과세 근로소득으로 지급하는게 실무적으로 처리하는 방법으로 보입니다.
결론
- 출장 관련 규정 마련
- 적격증빙이나 영수증 처리가 가능한 부분은 법인카드로 사후 정산하면서 여비교통비 처리
- 증빙처리가 불가능한 출장비 처리를 위해 일비를 지급하면서 실비변상적 비과세 근로소득으로 처리.